Rapport de site (facility report)

Avant de prêter un tableau à une exposition, le régisseur du prêteur demande à l'emprunteur un rapport de site, et il le lit ligne par ligne. Deux modèles dominent : le General Facility Report de l'American Alliance of Museums, rédigé par les régisseurs américains, et le Standard Facility Report du UK Registrars Group au Royaume-Uni. Le document décrit le bâtiment (construction, âge, toiture, risques d'inondation), la sûreté (alarmes, vidéosurveillance, contrôle des accès, gardiennage de jour et de nuit, délai d'intervention de la police), le climat des salles et des réserves (température et humidité relative, avec les plages relevées sur l'année), l'éclairage, la détection et l'extinction de l'incendie, les quais de chargement et la manutention, les assurances en place. Le prêteur y compare ses propres exigences, souvent une humidité relative de 50 % à plus ou moins 5 points et une vingtaine de degrés, et refuse, ou pose des conditions, quand les relevés sortent de la plage. Pour le souscripteur de la police clou à clou, le rapport est la principale pièce de souscription sur le lieu d'exposition, et il engage l'emprunteur : une déclaration inexacte sur le gardiennage ou sur la détection incendie peut se retrouver au dossier après un sinistre. La limite tient à sa nature déclarative. Rien n'oblige l'emprunteur à dire que ses enregistreurs climatiques sont en panne depuis un mois, et les assureurs de grandes expositions font souvent visiter le site par un ingénieur prévention avant de fixer leur ligne. Les garanties d'État des expositions exigent de leur côté un rapport de ce type, examiné par le service public qui porte la garantie. À ne pas confondre avec le constat d'état, qui décrit l'œuvre elle-même, ses craquelures et ses restaurations anciennes, à chaque étape du prêt.